Join the new world

Kalau sebelumnya kita pernah menggunakan Microsoft office untuk membuat dokumen, Google Docs kurang lebih sama dengan Microsoft Office namun lebih sederhana dan membutuhkan fasilitas internet untuk menggunakannya karena Google Docs ini hanya dapat diakses secara online menggunakan koneksi internet.

Terdapat 5 pilihan dokumen yang dapat kita buat, yaitu dokumen text seperti Microsoft Word , Dokumen persentasi seperti Microsoft Powerpoint. Dokumen spreadsheet seperti Microsoft Excel, Membuat gambar seperti menggunakan Paint, Photoshop, CorelDraw dan sebagainya dan yang terakhir membuat form kuesioner online dalam pilihan form.

Di dalam Google docs ini sangat cocok untuk professional yang senang bekerja kelompok, karena ada fitur dari Google Docs yang membuat sebuah dokumen yang dibuat di Google Docs dapat di bagi ke orang-orang pemilik akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti read only (hanya dapat membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen) dengan memilih can edit pada sharing settings dokumen.

Nah, karena fitur yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari (terutama mahasiswa) dokumen-dokumen text dan presentasi, maka kali akan saya coba jabarkan cara-cara menggunakan Google Docs untuk pemula.

1. Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan kalian sudah memiliki akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google. Nah, kalau udah punya Gmail, gunakan akun itu untuk semua fasilitas Google.

2. Setelah pastikan anda memiliki aklun Google, sekarang saya minta anda untuk yakinkan diri anda bahwa anda sudah memiliki akun Google, kalau belum yakin silahkan kembali ke langkah pertama .

3. Bukan www.docs.google.com dan masukan akun Google.com pada bagian login.



4. Tadaaaa! akhirnya masuknya juga ke Google Docs, nah ini adalah halaman tampak muka awal Google Docs, di bagian tengah yang paling jumbo sendiri itu nantinya akan diisi oleh dokumen yang kita miliki di Google Docs, yang pernah diedit dengan Google Docs atau dokumen orang lain yang mengundang kita untuk membaca / mengedit dokumen tersebut.

5. Untuk memulai kerja kita bisa memilih tombol “create new” atau langsung bekerja dengan membuka file yang sudah ada di kotak jumbo yang berisi daftar koleksi dokumen.

Nah, setelah bisa masuk ke Google Docs, kita bisa mulai bekerja, namun sebelumnya ada beberapa tips untuk menggunakan Google Docs.

1. Fasilitas Upload dokumen
Di Microsoft Office atau atau Open Office, kita biasa mengenal perintah open document namun pada Google Docs ada 2 pilihan untuk membuka dokumen, yang pertama memilih dokumen di halaman awal Google Docs dan mengupload dokumen agar menjadi bagian dari dokumen online di dalam list koleksi Google Docs. Jadi kalau kita mau membuka dokumen di Google Docs caranya cukup mudah, langsung saja klik upload dan buka file yang sudah di upload.

Yang kedua, syukur-syukur ada yang ngundang kita buat ngedit dokumen atau ngelirik dokumen, kita bisa langsung buka dari kolom jumbo yang ada di tengah halaman muka.

2. Fasilitas Download dokumen
Sama seperti yang diatas, kita bisa menyimpan dokumen kita di server Google, namun kita juga bisa menyimpang file yang telah kita olah di Google Docs dengan cara memilih opsi file > download as. di download as ini memiliki banyak format penyimpanan dokumen walaupun tidak sekaya program office berbayar. Untuk menyimpan dokumen secara online, kita tidak perlu mengklik save atau semacamnya sebagaimana program Office yang biasa kita gunakan, Google Docs akan menyimpang otomatis semua yang kita kerjakan tanpa harus mengklik suatu perintah khusus.

3. Fasilitas See Revision History
See Revision History OMG! Fasilitas ini bener-bener keren, ketika kita salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan teman kita yang telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan See Revision History. Coba deh tombol tersebut. Nanti disebelah kanan kita akan ada pilihan waktu editan dokumen dan coba klik salah satu waktu mundur, Keren loh!

4. Sharing and Privacy
Kita dapat mengelola aksesibilitas dokumen kita dengan menggunakan sharing and privacy, umumya ketika kita membuat dokumen baru dokumen akan terbatas hanya untuk kita saja



Nah, kalau kita ingin mendistribusikan file kita ke orang teman atau rekan kerja kita, kita dapat menambahkan alamat email teman kita agar mereka dapat mengakses dokumen ini dengan cara mengklik tulisan Private to only me disebelah gambar gembok.



Masukan nama akun google, alamat email atau groups yang kita inginkan untuk menggunakan dokumen kita, pada bagian kanan kita dapat memilih apakah mereka dapat mengrubah dokumen (can edit) atau hanya dapat membaca (can read). Pada saat mengundang teman, kita juga dapat memasukan pesan khusus saat mengundang teman kita.

5. Bisa Ngeprint juga loh!
Yap, hambar banget rasanya udah bikin dokumen capek-capek ternyata nggak bisa diprint. dengan Google Docs kita bisa langsung mencetak dokumen dan mengatur halaman seperti layaknya “page setup” di aplikasi office lainnya.

6. Translate document
yang menarik dibandingkan dengan aplikasi Office lainnya, Google Docs memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen karena sudah built in dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya tidak mungkin 100% benar karena menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google Translate. Namun layanan ini hasilnya lumayan juga (ketahuan deh suka pake Google Translate 😛)

Caranya mudah, pilih tools > translate document, lalu ketik nama file baru dengan hasil terjemahan dan pilih bahasanya. Nantinya dokumen terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari dokumen awal dengan bahasa aslinya.

7. Bisa diakses dimana saja!
Nggak perlu lagi bawa flashdisk dan semacamnya, dengan Google Docs ini kamu bisa mengakses dokumen yang kamu buat dimana saja asalkan ada koneksi internet. selain itu Google dengan Google Docs kita nggak perlu repot-repot mengirim dokumen lewat email agar teman kita dapat membaca dokumen yang kita buat, cukup berikan akses kepada mereka lewat sharing settings, lalu mereka dapat membaca dan mendownload dokumen kita tanpa harus membuka email. Canggih kan?

Mungkin itu saja kali ya kemampuan yang menurut saya keren dan unik. selebihnya sama persis dengan program Office yang biasa kita gunakan seperti fitur spell correction and suggestion, tema persentasi yang imut-imut dan amit-amit juga fitur logika pusing untuk spreadsheet macam Microsoft Excel.

---

MENGUPLOAD DAN SHARING FILE LEWAT GOOGLE DOCS


Google Docs bisa dijadikan sebagai tempat alternatif untuk menyimpan dokumen-dokumen anda, seperti word, pdf, dll. Kelebihannya adalah, gratis dengan space 1024 MB alias 1 GB, lalu sangat mudah untuk saling berbagi/sharing dengan teman lain. Kelebihan lainnya lagi adalah, sobat tak perlu membuat akun lagi, karena untuk mengakses produk google yang satu ini... jika sobat sudah memiliki akun do Google saperti Blogger, youtube, picasa, dll..maka sobat cukup mengunjungi halaman utama Google Docs.

Bagi sobat yang tertarik untuk memulai upload dokumen di Google Docs, silahkan untuk mengikuti langkah2 berikut:

1. Silahkan login ke akun Google sobat (bisa Blogger, gmail, youtube, dll) atau langsung akses ke halaman Google docs https://docs.google.com

2. Selanjutnya sobat sudah bisa memulai meng-upload file. Dalam contoh kali ini saya akan menggunakan file PDF. Untuk memulai upload, silahkan untuk mengklik gambar yang telah saya tandai dengan lingkaran hijau (disamping tombol "create") dan diikuti dengan mengklik => Files...



3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog "File Upload" Seperti berikut



Di langkah ini sobat diminta untuk memilih file yang hendak di-upload.

4. Setelah sobat memilih, maka akan muncul dialog proses upload



5.Jika sudah selesai, maka sobat bisa mengklik dokumen tersebut.




6. Setelah mengklik, maka akan muncul halaman yang berisi dokumen tersebut, fokuslah ke bagian menu kiri halaman tersebut. Pilih File => Embed This PDF File.




7. Selanjutnya, copy lah code yang muncul setelah anda mengklik "Embed This PDF File..."

---

CARA MEMBUAT FORMULIR DENGAN GOOGLE DOCS


1. Masuklah ke http://docs.google.com dengan akun Google Anda (akun Gmail). Pada halaman Google Docs, klik menu Create > Form.



Kemudian Anda akan dibawa ke halaman desain formulir.



Pada artikel tutorial ini akan kami contohkan menambahkan tiga pertanyaan saja, yaitu Nama Lengkap, Jenis Kelamin, dan Alamat.

2. Isikan judul formulir pada Untitled Form dan deskripsi formulir di bawahnya.

3. Untuk membuat pertanyaan Nama Lengkap, isikan pada Sample Question 1 dengan "Nama Lengkap" dan isi Question Type dengan "Text". Tandai Make this a required question jika wajib di isi.

4. Klik Done bila sudah selesai. Klik ikon pensil di sebelah kanan bila ingin mengubah dan ikon tong sampah untuk menghapus.



5. Klik ikon pensil untuk mengubah Sample Question 2.



6. Untuk pertanyaan "Jenis Kelamin" gunakan Question Type yang berbeda, yaitu "Choose from a list", agar pertanyaan ini dijawab dengan memilih salah satu dari list.



7. Setelah klik Done, hasilnya adalah seperti ini.



8. Untuk pertanyaan "Alamat", Anda harus menambahkan item baru dengan cara klik menu Add Item > Paragraph Text.



Selanjutnya akan seperti di bawah ini.



9. Klik Done jika sudah selesai mengubah.

10. Jika Anda merasa formulir terlalu panjang ke bawah, Anda bisa menambahkan Page Break agar pertanyaan berikutnya berada di halaman selanjutnya. Page Break ditambahkan melalui menu Add Item > Page Break. Anda bisa mengatur tata letak item-item yang ada di formulir dengan Drag and Drop (memindahkan atau menggeser) dengan mouse Anda.

11. Masing-masing halaman bisa Anda beri judul yang berbeda dengan menambahkan Section Header melalui menu Add Item > Section Header. Atur tata letak dengan mouse Anda.

12. Tambahkan tema untuk formulir Anda. Klik menu Theme dan kemudian pilih tema yang menurut Anda sesuai.



13. Klik Apply untuk menggunakannya.

14. Untuk melihat halaman formulir yang telah Anda buat, klik link di bagian bawah desain formulir Anda.



Alamat formulir yang panjang tersebut bisa Anda bagikan ke teman-teman Anda untuk mengisi data yang diminta. Jika Anda ingin URL-nya pendek saja, Anda bisa memendekkan URL tersebut dengan bit.ly, goo.gl, atau tinyurl.com.

Jika sudah ada yang mengisi data melalui formulir tersebut, maka data akan masuk ke Spreadsheet di halaman Google Docs milik Anda dengan judul file sesuai dengan judul formulir yang Anda buat.



Spreadsheet tersebut bisa Anda kirim ke teman Anda melalui email atau link ke Spreadsheet ini dibuat publik sehingga bisa di akses semua orang. Untuk membagi Spreadsheet, klik menu File > Share. Kemudian Anda bisa mengubah Private menjadi Public atau jika tidak, Anda bisa membagi ke orang-orang tertentu saja dengan mendaftarkan email mereka.

---

Cukup sekian tutorial dengan Google Docs. Semoga tidak membantu Anda