Οδηγός οργάνωσης δημοσίου

Day 2,557, 02:11 • Published in Greece Greece • by Jimkats1

Καλήν εσπέραν

επιθυμώ να υπαγορεύσω υμίν μιαν παραγγελίαν

Μπορεί να έχω δουλέψει 4 1/2 μήνες στο δημόσιο, συγκεκριμένα πρακτική άσκηση μέσα σε δημαρχείο, όμως έχω καταλάβει ήδη αρκετά πράγματα για την λειτουργία του και την οργάνωση του και προσπαθώ να βρω τρόπους να καλυτερρεύσουν τα πράγματα εκεί μέσα και να πάψει πια η λέξη δημόσιο να θυμίζει ότι το χειρότερο.

Καταρχάς, να δουλεύετε όσο γίνεται πιο πολύ. Να ξεκουράζεστε μεν συχνά, αλλά να μην κάνετε κατάχρηση, ώστε να τελειώνετε την δουλειά που σας έχει ανατεθεί γρήγορα και έτσι θα έχετε περισσότερο χρόνο μετά για να ξεκουράζεστε. Βαρεμάρα θα υπάρχει πάντα, αλλά αν δεν ξεκουράζεστε και σωστά, δεν θα μπορείτε να κάνετε δουλειά.

Να βοηθάτε άμεσα τον συνάδελφο σας ή τον πολίτη που εξυπηρετείτε. Άμα τύχει την ώρα που σας ζητάει κάτι, εσείς να μην κάνετε κάποια άλλη δουλειά, να τον εξυπηρετείτε άμεσα, να μην τον γράφετε στα αρχίδια σας και να τον εξυπηρετείτε είτε μετά από καμιά ώρα είτε ποτέ.

Προς Θεού, να ελέγχετε τα έγγραφα που γράφετε στον υπολογιστή πριν τα εκτυπώσετε, ώστε και να κάνετε οικονομία στο χαρτί και να μην βγαίνουν συνέχεια ορθές επαναλήψεις. Ο έλεγχος αναφέρεται για ορθογραφικά λάθη, συντακτικά λάθη, αλλά επίσης και για λάθη στην διάταξη και στην οργάνωση του εγγράφου.
Π.χ., αν το τέλος του εγγράφου είναι 1 σειρά σε ξεχωριστή σελίδα, κοιτάτε να το μαζέψετε ώστε να μην τυπωθεί μια σχεδόν κενή σελίδα. Όλοι αυτοί οι έλεγχοι θα βοηθήσουν στην καλύτερη και πιο βολική ανάγνωση του εγγράφου από όλους.

Σε συνέχεια του προηγούμενου, να σιγουρεύεστε ότι έχετε γράψει όσα χρειάζεται στο έγγραφο, πάλι για αποφυγή ορθών επαναλήψεων για πολύ μικρούς λόγους.
Π.χ., για διάθεση πιστώσεων, να έχετε γράψει όλους τους Κ.Α. και οι τιμές να αναγράφονται σωστά. Νομίζετε ότι στην αποκεντρωμένη διοίκηση χαίρεται να μαζέυει πολλά χαρτιά για αποφάσεις με ορθές επαναλήψεις;

Επίσης, για μια άλλου είδους οικονομία όσον αφορά το αρχείο βασικά, για μια απόφαση ή έγγραφα που αφορούν το ίδιο πράγμα, να είναι συρραπτωμένα με ένα συρραπτικό, αν χωράει, αλλιώς με συνδετήρα ή λάστιχο. Έτσι, θα μπορούν κλείνουν πιο εύκολα και οι φάκελοι. Ξέρετε τι βοήθεια είναι αυτή; Όσον αφορά την σύρραψη, προτείνω το μικρό συρραπτικό για 2-10 σελίδες, το μεσαίο συρραπτικό για 11-25 σελίδες περίπου και το μεγάλο συρραπτικό για 26+ μέχρι όσο πάει δηλαδή, καθώς εκείνο περίπου 80 σελίδες να πιάνει επιτυχώς.

Τους φακέλους, να τους βάζετε σε χρονολογική ή αλφαβητική σειρά, ανάλογα το είδος του περιεχομένου. Συγκεκριμένα, για αποφάσεις επιτροπών και συμβουλίου, υπάρχουν 2 επιλογές για βέλτιστη χωροταξική οργάνωση. Είτε της τρέχουσας χρονιάς να είναι σε 1 ντουλάπα, είτε κάθε επιτροπή και το συμβούλιο να έχουν την δική τους ντουλάπα, για τις τελευταίες χρονιές.

Επίσης, σε συνέχεια του προηούμενου, τους φακέλους για τις τοπικές κοινότητες να τους έχετε αλφαβητικά, αλλιώς δουλειά δεν γίνεται σε λέω.

Και τέλος, τα γραφεία. Να τα έχετε όσο γίνεται καθαρά και να έχετε τα πράγματα σας σε τάξη. Και αν έχετε πολλά άχρηστα χαρτιά ή πολύ παλιά που δεν χρησιμεύουν πια, άντε κρατήσε 2-3 για πρόχειρο, τα υπόλοιπα τον μπούλο, να αδειάσει αυτός ο ορυμαγδός.

Αυτά τα ολίγα, ευελπιστώ αν κάποιος παίχτης που δουλεύει σε σχετική δουλειά, δηλαδή γραφείου στο δημόσιο και έχει κάποια θεματάκια όπως τα παραπάνω, να προσπαθήσει να τα εφαρμόσει ή και τα διαδόσει στους συναδέλφους του. Τηλεπικοινωνίες και δίκτυα σπουδάζω και ήρθα στον δήμο για να τους μάθω οργάνωση, σε συγκεκριμένο γραφείο μεν 😛.

Δεν επιζητώ την χρηματοδότηση του άρθρου, αλλά την διάδοση κάποιων λογικών κανόνων τάξης, οργάνωσης και κυρίως, οικονομίας. Το περιβάλλον το έχετε γράψει; Αν δεν το σέβεστε, θα σας γυρίσει μπούμεραγκ και για όλους μας βασικά. Δεν θα αντέξει άλλο ο πλανήτης.